CÁCH VIẾT EMAIL THƯƠNG MẠI BẰNG TIẾNG NHẬT

Last updated: December 11, 2022

Văn hóa Nhật phân biệt rất rõ ràng bên trong (内) và bên ngoài (外). Vì vậy, cách viết thư cho người trong nội bộ công ty và viết thư cho người bên ngoài công ty như đối tác, khách hàng cũng sẽ khác nhau. Dưới đây, mình xin chia sẻ kinh nghiệm trong viết thư cho các đối tượng bên ngoài công ty.

Tinh thần chủ đạo của thư thương mại:

1. Ngắn gọn, rõ ràng, chính xác (簡潔・明瞭・正確): giảm thiểu tối đa từ ngữ chào hỏi, tóm tắt trọng điểm ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, dễ hiểu. 挨拶言葉は最小限にし、要点を簡潔にまとめる。
2. Nhanh chóng (迅速): nguyên tắc trả lời thư trong vòng 24 giờ, trả lời càng nhanh càng tốt. 24時間以内の返信が原則。できるだけ速い対応が求められる。
3. Suy nghĩ đến môi trường IT của đối tác (IT環境面の配慮): 相手のインターネット環境、機種、パソコンスキル等を配慮した対応が求められる。

Một số quy tắc cư xử thông thường khi viết thư thương mại:

• Luôn viết tiêu đề.
  どのような用件でも、必ず件名を書く。
• Tránh sử dụng các ký hiệu đặc biệt như “?”, “!”.
  社外のメールでは、絵文字や「？」「！」の表記は避ける。
• Trả lời thư trong vòng 24 giờ sau khi nhận được.
  メールを受け取ったら、24時間以内を目標に返信する。（早く返信するほど良い）

Không nên:

• Không gửi thư cho khách hàng vào tối muộn hoặc ngày nghỉ trừ trường hợp gấp.
  お客様に対し、夜遅くや休日にメールを送信しても失礼ではない。
• Không viết nhiều việc khác nhau trong một thư.
  効率よく伝えるために、1件のメールの中に多くの用件を書く。

Cấu trúc cơ bản

Dưới đây là cấu trúc cơ bản của một e-mail:

① Địa chỉ người nhận (宛先): viết chính xác địa chỉ email người nhận và phân chia cách sử dụng cc, bcc.

② Tiêu đề (件名): phải truyền đạt được nội dung thư một cách ngắn gọn.
Ví dụ: 第3回ミーティングの結果ご報告 (Báo cáo kết quả cuộc họp lần 3)

③ Tên người nhận (宛名):

Trường hợp gửi cho 2 người thì viết 2 tên người liền như 向井様　田中様, trường hợp gửi nhiều người thì dùng 関係各位・各位.

④ Phần mở đầu (前文): chào hỏi một cách ngắn gọn

• Lần đầu gửi thư cần thì giới thiệu bản thân: 初めまして、[会社名　部署名] の [氏名] と申します。今後共宜しくお願い致します。
• Từ lần thứ 2 trở đi dùng いつもお世話になっております. Có thể lần nào cũng giới thiệu tên nhưng trong công ty mình và đối tác mình làm việc thì rất hiếm có người lần nào cũng gửi thư cũng viết tên. Trước 10 giờ 30 phút sáng nên viết thêm おはようございます.
• Có thể viết thêm câu đệm: ご注文・ご回答・お見積り・お引き合いありがとうございます、～のご送付ありがとうございます。

⑤ Phần thân (主文): cần viết ngắn gọn và dễ hiểu

• Đưa ra kết luận rõ ràng
• Liệt kê theo gạch đầu dòng hoặc đánh số thứ tự
• Một dòng chỉ viết tối đa 30 chữ, hơn thì nên xuống dòng (cho dễ đọc)
• Mỗi đoạn cách ra một dòng trống (cho dễ đọc)
• Làm nổi bật bộ phận quan trọng bằng gạch chân, bôi đậm, v.v… nhưng tránh lạm dụng làm toàn bộ thư quá rối mắt và màu mè.

⑥ Phần cuối (末文): viết lịch sự, đơn giản, hoặc nhấn mạnh một lần nữa.

通知：まずは、ご通知致します。
　　　取り急ぎ、ご連絡申し上げます。
依頼：今後共宜しくお願い致します。
　　　引き続き、宜しくお願い致します。
　　　ご検討のほど宜しくお願い致します。
　　　ご協力のほど宜しくお願い申し上げます。
返事：(お忙しいところ恐れ入りますが、) ご回答をお待ちしております。
　　　恐れ入りますが、～日までにご返答くださいますようお願い申し上げます。
断り：誠に残念ながら貴意に添いかねますので、あしからずご了承ください。

⑦ Ký tên (署名): Đặt chữ ký tự động theo thứ tự 氏名 → 組織名 → 所属名 → 会社の住所 → TEL/FAX → E-mail → URL hoặc  組織名 → 所属名 → 氏名 → TEL/FAX → E-mail (nên viết theo mẫu của công ty bạn nhé!)

Một số mẫu câu tham khảo

Hỏi (質問)

1. 恐れ入りますが
2. 差し支えなければ
3. 失礼ですが
4. つかぬ事を伺いますが

Cảm ơn (お礼)

1. お忙しいところ、お時間を頂きありがとうございます。
2. 早速に～頂き、ありがとうございます。
3. ご丁寧に（ご連絡頂き、）ありがとうございます。
4. いつもお心遣いありがとうございます。

Xin lỗi (お詫び)

1. ～の件でご迷惑をおかけしました。申し訳ございません。
2. ～という結果となり、お詫びの言葉もございません。
3. ご要望に沿えず、申し訳ございません。

Nhờ vả (依頼)

1. 恐れ入りますが
2. お手数をおかけしますが
3. お忙しいところ恐縮ですが、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
4. ～をお願いしても宜しいでしょうか。
5. ～頂ければ幸いでございます。
6. ご面倒ですが
7. ご迷惑でなければ

Từ chối (断る)

1. 申し訳ございませんが
2. 誠に残念ですが
3. せっかくですが
4. あいにく
5. 大変ありがたいのですが

Tổng kết

業務効率と信頼形成に繋げるメール活用のコツ：

1. Viết ngắn gọn, dễ hiểu (簡潔で分かりやすい)
   ♦ Viết câu ngắn gọn, giản lược những từ ngữ không cần thiết.
   ♦ Liệt kê ý theo gạch đầu dòng hoặc đánh số thứ tự.
   ♦ Phân chia nội dung thông tin thành viết trong email và file đính kèm khi lượng thông tin cần truyền đạt nhiều: trọng điểm ghi trong nội dung email, chi tiết ghi trong file đính kèm.
2. Thể hiện sự chu đáo, tỉ mỉ (気配りを示す)
   ♦ Sử dụng những từ ngữ thể hiện sự cảm ơn: ありがとうございます、お疲れ様です、お待たせして申し訳ございません、ご協力感謝致します。
   ♦ Sử dụng những từ ngữ đệm khi nhờ vả: よろければ、申し訳ございませんが、恐れ入りますが、失礼ですが。
   ♦ Viết câu khẳng định thay vì phủ định:
   Ví dụ: 5時以降は受付できません → 5時までに受付できます。
   ♦ Viết câu nhờ vả thay vì ra lệnh hoặc áp đặt.
   Ví dụ: ご変更お願い致します → （お手数ですが、）ご変更お願いできませんでしょうか
3. Cuối cùng, viết thư thương mại không có gì là chuẩn mực bắt buộc phải tuân theo mà nó sẽ khác nhau theo từng văn hóa của mỗi công ty. Do đó, bạn nên học cách viết thư từ chính cấp trên của bạn.
4. Đọc thêm NGHE GỌI ĐIỆN THOẠI Ở CÔNG TY NHẬT.

—♥Hết♥—